Как дать доступ в рекламный кабинет Яндекс Директа

Доступы к рекламному кабинету Яндекс Директа предоставляют для управления кампаниями, анализа данных и технической поддержки. Они нужны специалистам по контекстной рекламе, маркетологам, аналитикам.

Доступ в Яндекс Директ возможен через представителя или управляющий аккаунт: первый точечно передает права для работы с конкретным аккаунтом, а управляющий позволяет передать права агентству, чтобы оно могло централизованно управлять несколькими рекламными кабинетами без доступа к бюджетам.

Как дать доступ к рекламному кабинету Яндекс Директа безопасно, пошагово рассказываем в статье.

Почему важно правильно дать доступ

Грамотная настройка доступа к рекламному кабинету — залог безопасности бизнеса и рекламного бюджета. Передача логина и пароля от основной почты (Яндекс ID) может привести к потере контроля не только над рекламой, но и над всеми сервисами Яндекса. Поэтому важно знать, как дать доступ к аккаунту Яндекс Директа без рисков. Рассмотрим основные причины, почему важно правильно предоставить доступы.

Обеспечение безопасности аккаунта и бюджета

• Защита личных данных. Предоставление логина и пароля от почты стороннему человеку открывает ему доступ к письмам, Диску, отчетам Яндекс Метрики и даже сохраненным картам.
• Контроль платежей. Правильный доступ не позволяет третьим лицам менять платежные данные или выводить средства (в случае работы с агентским кабинетом).
• Ограничение доступа в любой момент. Если доступ к аккаунту был предоставлен через «Представителей», его можно отозвать в один клик. Если же третьим лицам дать пароль от аккаунта, они могут завладеть им, для этого достаточно просто сменить пароль.

Разграничение полномочий

В Директе предусмотрены разные роли, что позволяет давать ровно столько прав, сколько нужно для задач. Например, если доступно только чтение, у владельца аккаунта не будет возможности вносить изменения в настройки кампаний.

Удобство совместной работы

Доступ к рекламному кабинету уполномоченных представителей необходим для повышения эффективности работы действующих рекламных кампаний и их оптимизации.

Правильно выданные права доступа в Яндекс Директе обеспечивают такие преимущества:

• Прозрачная история изменений. В кабинете Директа можно посмотреть данные о том, какой именно логин внес правки. Если была допущена ошибка, всегда есть возможность определить, кто ее допустил и предупредить в будущем подобные действия.
• Работа через агентский кабинет. Если рекламодатель работает с агентством, то последнее может добавить аккаунт клиента в общую панель управления. Это обеспечит максимально удобное удаленное управление, а владельцу позволит сохранить права на все кампании.
• Обеспечение параллельной работы нескольких специалистов. Грамотно выданные доступы, в которых точно определены все роли, позволяют маркетологам, аналитикам и специалистам по контекстной рекламе одновременно работать в кабинете под своими логинами. При этом специалисты не будут мешать друг другу и аккаунт не будет блокироваться из-за подозрительной активности.

Какие уровни доступа существуют

В 2022 году произошло значимое изменение — вместо гостевого доступа в Яндекс Директе появилась возможность управлять представителями или ограничивать доступ только просмотром настроек.

Какие роли пользователей теперь доступны в кабинете Директа:

• Главный представитель. Владелец аккаунта, который имеет полные права на него. Он может добавлять и удалять других представителей, менять их права, оплачивать счета и управлять всеми кампаниями в рекламном кабинете.
• Представитель. Пользователь, которого добавляет владелец аккаунта для совместной работы. У него нет прав, чтобы добавить других представителей.
• Управляющий аккаунт. Позволяет объединить до 50 различных рекламных аккаунтов под одним логином. Через управляющий аккаунт удобно работать с агентствами.

Для управляющих аккаунтов

• Чтение — тип доступа, который разрешает только просматривать настройки кампаний и статистику по ним, в том числе пользователю доступен анализ статистики в Мастере отчетов и по поисковым запросам в разрезе каждого аккаунта. Вносить изменения в кампании или добавлять представителей нельзя.
• Редактирование — предоставляет все те же права, что и с правом «Чтение», то есть просмотр кампаний и статистики по ним, плюс появляется возможность создавать кампании и редактировать объявления.
• Администрирование — максимальный уровень доступа управляющего аккаунта, который разрешает просматривать, редактировать и управлять кампаниями. Только при администрировании открывается доступ к добавлению управляющих аккаунтов и новых представителей, в том числе добавляется возможность менять главного представителя. Также управляющий аккаунт с доступом «Администрирование» может назначать уровни доступа к аккаунту.

Для представителей

Полный доступ — позволяет редактировать объявления, просматривать статистику, переносить средства, оплачивать кампании и работать в других коммерческих сервисах Яндекса.

Только чтение — представитель может только просматривать настройки кампаний и статистики, при этом у него нет доступа к балансу и оплате.

Ниже пошагово показываем, как работать с управляющими аккаунтами и с представителями в Директе.

Пошаговая инструкция: как дать доступ в Яндекс Директ

Как добавить представителя

Представитель — это доверенное лицо, которое получает доступ к аккаунту Яндекс Директа для редактирования объявлений, просмотра статистики и пополнения счета.

Как добавить представителя в Яндекс Директе:

1. Войдите в аккаунт и в главном меню выберите «Инструменты» → «Ваши представители».

2. В разделе «Представители» кликните на «+Добавить представителя».

3. Для назначения представителя укажите его данные.

• Логин — он должен быть зарегистрирован в Яндексе, но никогда ранее не использоваться в Директе. Пользователь, который будет входить в аккаунт под этим логином, получает полномочия представителя.
• Персональные данные. Сюда входит имя представителя, адрес его электронной почты и телефон.
• Права доступа. Здесь доступно две опции: «Полный доступ» и «Только чтение».

Если в аккаунт добавлено несколько представителей, один из них назначается главным. При этом есть ограничение — полный доступ к аккаунту выдается только тому логину, который не зарегистрирован в Балансе.

Как работать с представителями в интерфейсе Яндекс Директа

• Удаление представителей. Только главный представитель может это сделать. Для этого нужно на странице представителей выбрать доверенное лицо и перейти по соответствующей ссылке рядом с его логином. После того как представитель был удален, он теряет доступ к управлению кампаниями во всех сервисах Яндекса, в том числе и в Директе.
• Смена главного представителя. Главный представитель имеет право назначить другого представителя на роль главного. Для этого ему нужно кликнуть на ссылку «Сменить главного представителя», выбрать в списке представителей логин и кликнуть на «Назначить». После этого бывший главный представитель теряет возможность управлять другими представителями, но может продолжать работать с кампаниями.

• Управления уведомлениями. Уведомления по кампаниям получают представители, адреса электронных почт которых отмечены в настройках конкретных кампаний. При этом главный представитель может дать доступ лишь к некоторой части кампаний или ко всем сразу.

Как настроить управляющий аккаунт

Управляющий аккаунт в Яндекс Директе позволяет работать с рекламными кампаниями нескольких клиентов под одним логином. При этом он имеет ограниченные полномочия по сравнению с владельцем аккаунта.

Правила Яндекс Директа позволяют назначать управляющим только тот аккаунт, у которого есть роль главного представителя. При этом владелец управляющего аккаунта имеет право назначать представителей и менять главного представителя.

Что может управляющий аккаунт:

• Управлять рекламными кампаниями — создавать, редактировать, запускать и останавливать объявления.
• Работать со статистикой. Просматривать отчеты и анализировать эффективность рекламы во всех подключенных кабинетах.
• Выполнять массовые действия. Использовать Директ Коммандер для быстрой правки нескольких рекламных кампаний.
• Переключаться между аккаунтами. Позволяет быстро переходить между аккаунтами (ограничение — до 50 аккаунтов) через верхнее меню без ввода паролей.

Управляющий аккаунт не может:

• Работать с финансами — он не видит страницу «Баланс», не может просматривать счета и акты, пополнять бюджет.
• Просматривать персональные данные. У управляющего аккаунта закрыт доступ к личной информации владельца аккаунта.

Управляющий аккаунт создается тогда, когда нужно привлечь сторонних маркетологов для управления рекламой.

Как добавить управляющий аккаунт:

1. В главном меню выбрать «Инструменты» → «Ваши представители». На вкладке «Представители» кликнуть на «+Добавить управляющий аккаунт».

2. В настройках управляющего аккаунта нужно указать тип доступа: «Чтение», «Редактирование» или «Администрирование».

3. После выбора роли указывается логин пользователя Яндекса.

Ограничение — для одного аккаунта можно назначить не более 20 управляющих. При этом один управляющий аккаунт может также иметь доступ к 50 другим аккаунтам.

После добавления управляющего аккаунта на указанный адрес придет уведомление в Директ. Владелец аккаунта может принять или отклонить приглашение. Для этого достаточно нажать на логин в меню слева.

Как безопасно предоставить доступ

Вот несколько советов, как дать доступ в Директ другому аккаунту и защитить свои данные.

Не давать полный доступ незнакомым людям

Для проведения аудита или первичного знакомства представителям лучше открывать уровень доступа «Только чтение», а управляющему аккаунту — «Чтение». Если же предоставить незнакомым специалистам права на редактирование, они получат возможность менять ссылки, перенаправлять бюджет и даже удалять кампании.

Всегда проверять логины и ID

Перед добавлением представителя важно убедиться в верности логина специалиста и его ID. Достаточно сделать ошибку в одном символе, чтобы передать управление рекламными кампаниями третьим лицам. Такие действия угрожают финансам и конфиденциальной информации.

По возможности ограничивать права доступа

Всегда нужно учитывать, кому и для каких задач открывается доступ к аккаунту.

Как минимизировать риски:

• Если специалисту нужны только отчеты, не предоставляйте ему права администратора. Достаточно добавить представителя с правами «Только чтение».
• Если рекламодатель работает с агентством, делать это лучше через управляющий аккаунт — это обеспечивает простую логику работы, не нужно будет создавать новые почтовые ящики.

Добавлять специалиста через «Главного представителя» стоит только в том случае, если планируете полностью передать владение кабинетом. Во всех остальных случаях нужно добавлять представителей и грамотно назначать им права доступа.

Удалять право доступа после завершения работ

После окончания контракта или проведения аудита рекомендуем удалять представителей из списка. Опасно оставлять открытые доступы третьим лицам, которые больше не выполняют в кабинете никаких задач. Особенно если исполнитель сменит место работы или потеряет контроль над своей почтой.

Что делать, если пользователь не видит доступа

Если доступ выдан, но личный кабинет пуст или выдает ошибку, нужно проверить следующие моменты.

Проверить правильность логина или идентификатора

• Ошибка в логине — важно убедиться, что пользователь авторизован именно под тем логином, на который ему был выдан доступ.
• Ошибка в ID (идентификаторе). Нужно сверить идентификатор в профиле с тем, что отображается в рекламном кабинете в разделе «Ваши представители». Различие даже в одну цифру означает, что доступ ушел другому человеку.

Убедиться, что приглашение принято

В Яндекс Директе доступ обычно появляется автоматически. Но если используется управляющий аккаунт, пользователю нужно зайти в раздел «Запросы» или подтвердить приглашение через письмо на почте. Также нужно проверить статус в рекламном кабинете: если логин висит в списке как «Ожидает подтверждения» или не отображается как активный представитель, доступ не активирован.

Проверить права, назначенные при создании

Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. В главном меню выбрать «Инструменты» и перейти в «Ваши представители».
2. Проверить роль пользователя. Например, если выбрано «Только чтение», он не сможет вносить правки.
3. Если пользователь был добавлен как «Главный представитель», эта роль может не сопоставляться с текущими правами владельца. Решить проблему можно изменением роли, то есть назначить пользователя обычным представителем.

Также важно убедиться, что доступ выдан ко всему аккаунту, а не к конкретной кампании, если речь идет о работе через агентский интерфейс.

Подытожим

Грамотное распределение ролей и прав доступа в рекламном кабинете Яндекс Директа — ключевой момент безопасности. Только так можно защитить бюджет от слива, обеспечивать эффективное управление кампаниями и оставить за собой права владения аккаунтом без утечек информации.

Чтобы случайно не открыть доступ к кабинету Директа нежелательным лицам, придерживайтесь трех основных принципов:

• Открывайте доступ только после полной проверки информации о представителях, проверки соответствия их логина и ID.
• Предоставляйте специалистам минимально необходимые права, которых достаточно для выполнения их задач.
• Не передавайте пароль от основного аккаунта, а открывайте доступ представителя и сразу удаляйте его из списка после завершения сотрудничества.