Что такое УПД для Вайлдберриз, зачем он нужен и как его сформировать

Торгуя на маркетплейсе, продавцы неизбежно сталкиваются с документооборотом, который нужен для ведения бухгалтерского учета и расчета налогов. Важную роль в этом документообороте играют УПД — универсальные передаточные документы, которыми обмениваются продавец и Wildberries. В статье разберем, что такое УПД, какими они бывают, как их правильно оформлять и отправлять через ЭДО, а также рассмотрим основные ошибки, которые допускают продавцы. 

Что такое УПД и зачем он нужен

УПД — это универсальный передаточный документ, который Wildberries и продавец выставляют друг другу для учета поставленных товаров и оказанных услуг. 

Для чего он нужен:

• Учет товаров и услуг. В документе находится информация о точной стоимости и количестве проданных товаров, оказанных логистических, эквайринговых, рекламных и других услугах. Поэтому УПД можно использовать для учета всех совершенных сделок между селлером и маркетплейсом.
• Бухгалтерский учет. УПД можно использовать вместо счета-фактуры и передаточного акта одновременно, так как он сочетает в себе функции обоих. В нем указываются все важные данные: сколько товаров и на какую сумму было продано, размер НДС, общая сумма сделки и так далее.
• Подтверждения сделок. УПД, подписанный электронной подписью через ЭДО, имеет юридическую силу. Его можно использовать в качестве доказательства факта совершения сделки между продавцом и маркетплейсом.

Таким образом, УПД подтверждает факт оказания услуг и передачи товаров и служит основанием для расчётов между поставщиком и маркетплейсом.

Виды УПД для Wildberries

УПД бывают двух видов: 

• входящие — те, которые Wildberries направляет продавцу;
• исходящие — те, которые продавец направляет Wildberries.

Посмотреть входящие и исходящие УПД можно в разделе «Документы» в кабинете селлера.

Входящие УПД

Wildberries выставляет УПД за следующие услуги:

• Логистика по территории РФ, хранение на складах маркетплейса и комиссия за продажи товаров.
• Логистика в страны Евразийского экономического союза.
• Передача заказов покупателям в пунктах выдачи, перевозка товаров и эквайринг.
• Утилизация брака, а также товаров с истекшим сроком годности или нарушающих правила маркетплейса.
• Штрафы. Информацию о начисленных штрафах можно посмотреть в детализированном отчете в разделе «Финансовые отчеты». Для этого скачайте документ за нужный период и установите фильтр «Виды логистики, штрафов и доплат».

• Реклама. Если поставщик заказывает у Wildberries рекламные услуги для продвижения своих товаров, их стоимость будет отражена в УПД.

Ниже на скриншоте показан пример УПД за рекламу через «ВБ.Продвижение». В документе указана дата, количество заказанных услуг и их стоимость, сумма налогов и размер налоговой ставки.

Исходящие УПД

Продавец должен передавать Wildberries УПД в двух случаях: 

• при продаже товаров в страны СНГ — Беларусь, Армению, Киргизию и Казахстан;
• при продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке в системе «Честный знак».

УПД по уведомлению о выкупе при продаже товаров в страны СНГ

УПД по уведомлению о выкупе формируется, когда товары продаются в Беларусь, Армению, Киргизию или Казахстан. Если товар отправляется в эти страны, Wildberries не просто доставляет его заказчику, но фактически сначала выкупает товар у продавца, а затем перепродает покупателю. В этом случае поставщики, являющиеся плательщиками НДС, обязаны оформить УПД по уведомлению о выкупе.

Выкуп товара происходит следующим образом:

1. Покупатель из Казахстана, Беларуси, Киргизии или Армении заказывает товар.
2. Wildberries выкупает товар у селлера, доставляет его в страну назначения и перепродает покупателю.

Маркетплейс выкупает товар у продавца по цене, указанной в личном кабинете, за вычетом комиссии площадки, логистических и прочих расходов. Если товар участвует в акциях, расчет идет по акционной цене. В итоге продавец получает сумму, аналогичную той, которую бы он получил при продаже товара на российском рынке.

После продажи товара Wildberries отправляет в личный кабинет продавца уведомление о выкупе. В течение недели после получения уведомления селлер должен сформировать на его основе УПД и отправить документ на реквизиты Wildberries через систему электронного документооборота (сокращенно — ЭДО) «СБИС» или «Диадок». 

Как сформировать и отправить Wildberries УПД по выкупу

Получите и скачайте уведомление о выкупе из раздела «Документы» в кабинете селлера. В отчете будет отображен перечень и стоимость товаров, отправленных в СНГ.

Перейдите в ЭДО «СБИС» или «Диадок», загрузите в систему полученное уведомление и сформируйте на его основе УПД с функцией СЧФДОП. Важно, чтобы передаточный документ был сформирован на точную сумму, указанную в графе «Итого» вашего уведомления о выкупе. УПД составляется для каждого проданного артикула, вся информация для заполнения находится в уведомлении Wildberries.

В основании укажите номер и дату УПД — они должны совпадать с данными из уведомления.

Отправьте УПД через систему ЭДО на реквизиты головного подразделения Вайлдберриз. С середины июня 2024 года маркетплейс изменил юридическое лицо с ООО «Вайлдберриз» на ООО «РВБ», поэтому реквизиты тоже обновились:

ООО «РВБ». ИНН: 9714053621; ОГРН: 1247700471919; КПП: 771401001.

Юридический адрес: 125167, г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный Округ Аэропорт, пр-кт Ленинградский, д. 36, стр. 41, помещение 7.

Также обновились идентификаторы в системах ЭДО:

• СБИС — 2BEbf200150d4d042b99cdc5391e0601592;
• Диадок — 2BM-9714053621-771401001-202407220901086561013;
• СберКорус — 2BK-9714053621-9258995;
• Калуга Астрал — 2AE9B79CB25-C314-4686-8BB5-D31433889A64.

Подробнее — в справке Wildberries. 

В течение трех рабочий дней Wildberries примет и подпишет отправленный УПД. 

На товары с обязательной маркировкой

Такие УПД формируют селлеры, которые торгуют товарами с обязательной маркировкой «Честный знак». Например, обувью, велосипедами, фотоаппаратами, парфюмерной продукцией, антисептиками. С полным перечнем товаров, подлежащих маркировке, можно ознакомиться на официальном сайте «Честный знак». 

При поставке такой продукции на склады Wildberries продавец получает от маркетплейса акт приемки. В нем указаны коды КИЗ — контрольно-идентификационные знаки для каждого маркированного товара. На основании полученного акта приемки селлер формирует УПД с функцией ДОП в системе ЭДО. 

Как сформировать и отправить в Wildberries УПД на маркированные товары:

• После поставки товаров на склад скачайте акт приемки из кабинета селлера. Для этого откройте раздел «Поставки», выберите нужную отгрузку и скачайте документ.

• В акте указаны номер документа, дата поставки и КИЗ товаров.

• В течение суток после формирования акта приемки в разделе «Документы» появится УПД по маркировке. Скачайте его на свой компьютер в формате XML. Пользователи оператора ЭДО Лайт могут скачать документ в формате CSV.

• Авторизуйтесь в системе ЭДО и отправьте скачанный УПД на реквизиты Wildberries. Желательно сделать это в течение трех рабочих дней с даты формирования акта приемки. Максимальный срок, в течение которого документ еще можно отправить — 3 месяца с момента получения акта.

Важно. Wildberries не принимает документы, отправленные напрямую из ЭДО Лайт. Если вы пользуетесь этой системой, то при передаче УПД необходимо сначала настроить роуминг через Диадок (через СБИС роуминг пока не работает). Подробная инструкция есть на сайте «Честное сообщество» от Центра развития перспективных технологий (ЦРПТ).

Основные ошибки при составлении УПД

Сформированные без ошибок документы Wildberries подписывает в течение трех рабочих дней. Если спустя это время УПД не одобрен, значит, в нем допущена ошибка и система не может его принять. 

Основные ошибки, из-за которых Wildberries не принимает УПД:

• Вы отправили неформализованный документ. Формализованный УПД — это документ, составленный по нормам и правилам Налоговой службы. В нем указана вся необходимая информация и нет ничего лишнего, строго соблюдены форма и структура заполнения. Если документ не соответствует требованиям, система не сможет его распознать. Формализованный документ отличается тем, что рядом с ним в ЭДО всегда видна часть информации из содержания, например, суммы НДС. Рядом с неформализованным документом никакой дополнительной информации нет. Обнаружив такую ошибку, создайте и отправьте Wildberries новый формализованный документ.

• Вместо УПД отправлен УКД (универсальный корректировочный документ). Если вы по ошибке отправили УКД, отправьте оператору ЭДО запрос на аннулирование документа. Затем сформируйте и отправьте Wildberries новый передаточный документ.

• В УПД указана неверная или недостаточная информация. Проверьте правильность заполнения документа. Дата документа в основании должна совпадать с той, которая указана внутри уведомления или акта приемки. Если продавец сдает УПД с опозданием или не может указать эту дату из-за особенностей своего бухучета, документ можно сформировать от 1 числа текущего месяца. Также проверьте правильность заполнения адреса и номера документа, отсутствие лишних знаков и пробелов. Если нашли ошибку, создайте и отправьте маркетплейсу новый УПД.
• Сумма в УПД не совпадает с суммой в уведомлении. Это может произойти из-за ошибки в расчетах или невнимательности. Например, если продавец не учел НДС или указал в основании не тот номер уведомления. Создайте новый файл с корректными данными и отправьте WB.

Заключение

УПД подтверждает факт продажи товаров, фиксирует оказанные услуги и обеспечивает прозрачность расчетов между продавцом и маркетплейсом. Со своей стороны Wildberries автоматически направляет селлерам все необходимые входящие документы. Исходящие УПД продавец должен самостоятельно формировать и отправлять маркетплейсу на подпись через систему ЭДО. Больших сложностей с этим возникнуть не должно, так как почти весь процесс автоматизирован оператором ЭДО, селлеру нужно лишь указать корректные данные и своевременно передать файл маркетплейсу.  

Правильное оформление документов — важная часть работы на маркетплейсе. Не менее важная, чем реклама, которая обеспечивает просмотры карточек товаров, рост заказов и продаж. В PromoPult можно быстро настроить рекламу в Яндексе, ВКонтакте и внутреннюю рекламу WB в едином аккаунте. Для селлеров Wildberries есть комплекс бесплатных инструментов — биддер ставок, аналитика бустера, мониторинг позиций карточек в поиске WB, отчет о продажах, выручке и CPM конкурентов.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2Vtzqw2b8CU