Что такое ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот — спасение для сотрудников компании, которые тратят на обработку документов большую часть рабочего времени. Цифровые версии договоров, актов, счетов, накладных и электронная подпись сильно упрощают процессы, их сложнее потерять, перепутать и подделать. В статье подробнее расскажем о сути, видах и принципах работы ЭДО.

Суть электронного документооборота

Электронный документооборот (сокращённо ЭДО) — универсальная система, в которой можно обмениваться цифровыми версиями документов и подписывать их электронной подписью. ЭДО используют в делопроизводственных процессах внутри компании и между организациями, для участия в госзакупках, отправки отчётности в государственные органы, а также для торговли на маркетплейсах. Обмен происходит при помощи специальных систем (программ или сервисов) по информационно-телекоммуникационным сетям.

Согласно федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», все документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными по юридическому праву документам на бумажном носителе. Поэтому любая компания можно полностью перейти на ЭДО и значительно упростить свои делопроизводственные процессы, а также сократить издержки на печать и курьерскую доставку.

Первые простые системы ЭДО появились в России в 1980-х годах, когда потребовалось более быстрое согласование документов: тогда процессы могли затягиваться на недели и даже месяцы. Но активно пользоваться системами компании стали только после 2011 года, когда в силу вступил закон «Об электронной подписи», подтвердив юридическую силу цифровых документов.

Цели и задачи ЭДО

Сокращение издержек и скорости согласования

ЭДО экономит средства компании на делопроизводственные расходы: закупка бумаги и краски, обслуживание принтеров, ксероксов и других печатных устройств. Также с электронным документооборотом не нужно тратить бюджет на услуги почты и курьерских служб.

Помимо сокращения издержек уменьшается и время согласования документов. Оригиналы не придётся ждать по несколько недель, хватит всего несколько минут, чтобы получить экземпляр с цифровой подписью и запустить его в дальнейшую работу. Скорость согласования положительно влияет не только на делопроизводственные процессы, но и на скорость работы отдела продаж, логистики, маркетинга и не только.

Оптимизация поиска и хранения документов

Бумажный документооборот — риск потерять или перепутать документы, ведь здесь всё зависит от человеческого фактора. С ЭДО такие риски сводятся к минимуму, а поиск нужного файла занимает несколько секунд. При этом в системе всегда можно отслеживать, на каком этапе согласования находится документ. Например, его уже подписал один из контрагентов или в файл внесли правки с требованиями внести изменения в договор. С бумажными носителями сложнее и дольше выяснять, что происходит с документом.

Распределение документов

У оператора ЭДО можно настроить маршрутизацию документооборота компании. Например, договоры автоматически будут уходить в аккаунт сотрудника договорного отдела, а акты сверки — в бухгалтерию. Также можно распределить поток входящих файлов между специалистами в зависимости от контрагента и органа государственной власти. По сути ЭДО значительно упрощает работу секретаря и делопроизводителя.

Виды ЭДО

Внутренний ЭДО

Электронный документооборот способен полностью заменить всё хранение документов внутри компании. Не нужно тратить краску, бумагу, содержать большой делопроизводственный отдел и выделять помещение под хранение папок. Оформление, подписание, хранение, поиск документов и их передача между отделами происходит в электронной системе. Это могут быть внутренние приказы и распоряжения, трудовые договоры и отчёты сотрудников.

Как правило, крупные компании используют специальные удобные ПО для организации ЭДО, мелкий бизнес часто ограничивается обычными сетевыми папками, доступ к которым можно открыть любому сотруднику.

Внешний ЭДО

Внешний электронный документооборот позволяет взаимодействовать за пределами одной организации, то есть с контрагентами: поставщиками, клиентами, партнёрами, подрядчиками и другими физическими и юрлицами. Счета-фактуры, договоры, контракты, акты выполненных работ, бухгалтерскую отчётность и другие документы с ЭДО не придётся отправлять почтой или курьерской службой и ждать оригиналы обратно по несколько недель.

Для перехода на ЭДО нужно выбрать оператора (список есть в реестре ФНС), подписать с ним договор, настроить интеграцию с учётной системой, например, 1C или SAP, а далее обучить сотрудников пользоваться новым ПО.

B2G ЭДО

Business to government (B2G) — модель взаимодействия между коммерческими и государственными организациями. ЭДО в таком виде предназначен только для обмена документами и сдачи отчётности в налоговые органы, Росстат, Социальный фонд России, Федеральное казначейство, Банк России и другие государственные структуры.

У федеральных, региональных и муниципальных органов власти есть своя система — ГосЭДО, с которой интегрированы многие коммерческие ЭДО. У ГосЭДО разработан глобальный адресный справочник с перечнем государственных органов, с которыми бизнес может обмениваться документами в цифровом виде с квалифицированной подписью.

Как работает электронный документооборот

Работа с цифровыми документами проходит на стороне оператора, например, на сайте или в программе. Отправитель создаёт документ по шаблону или импортирует уже готовый со своего устройства. Далее ставит электронную подпись и отправляет файл контрагенту. Последний получает документ также на стороне оператора, проверяет его, при необходимости вносит изменения и подписывает его своей электронной подписью. После согласования обеими сторонами все документы хранятся на серверах оператора ЭДО, при этом система обязана самостоятельно проверять подлинность подписей.

Многим компаниям всё же приходится совмещать бумажный и электронный документообороты, поскольку не все контрагенты пользуются ЭДО. В таком случае необходимо совмещать и бумажные, и цифровые носители. Например, делать сканы обычных документов и загружать их в систему ЭДО.

ЭДО помогает упростить работу с документами внутри компании, между контрагентами и при работе с госорганами. А рекламу бизнеса в интернете упрощает PromoPult. Здесь собраны основные инструменты для продвижения сайтов, групп в соцсетях, товаров на маркетплейсах.

Новички смогут быстро запустить продвижение в поисковых системах, настроить рекламу в Яндексе и проектах VK в простом интерфейсе с AI помощниками. А если пополните баланс на сумму от 3000 рублей, кампанию бесплатно настроит специалист PromoPult.

Для профи подойдут прямые аккаунты в Яндекс Директе, VK Рекламе, Авито и на других площадках. Гибко настраивайте кампании под свои задачи и присоединяйтесь к бонусной программе, ежедневно возвращая до 19% от затрат на внешнюю рекламу.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2Vtzqv729mV