10 систем управления проектами для командной удаленной работы

Во время карантина — когда сотрудники на удаленке, ресурсы ограничены, а работать надо — особенно актуальным становится выбор подходящих инструментов для управления командой. Системы управления нужно адаптировать под изменившиеся условия, когда оказывается, что связки «Гугл-доки + чаты» недостаточно для того, чтобы все делали свою работу вовремя и хорошо.

И даже если ваша команда уже давно и уверенно «сидит» на какой-то ERP, стоит задуматься. Сейчас, когда рынок штормит, объемы работы упали или резко изменились по составу, самое время посмотреть в сторону других средств управления. И наконец реализовать планы по переезду, которые откладывались до поры. Пора настала.

Мы подготовили краткий обзор 10 функциональных решений для организации командной удаленной работы. По каждому — возможности, интеграции, тарифы.

Trello

Trello — облачная система управления проектами, одна из самых популярных, простых, удобных и функциональных. Сервис отлично подходит как для командной работы, так и для личного планирования. Trello сделан по канбану — это японский метод организации процессов в производстве, слоган которого — «точно в срок».

Рабочее пространство состоит из досок, списков и карточек — виртуальных аналогов стикеров. Карточки легко перетаскиваются и фильтруются. Можно поставить на карточки дополнительные цветные метки, указать дедлайны, назначить ответственных за задачу, прикрепить чек-листы и файлы и многое другое.

Доступны веб-версия, десктопная версия, приложения для iOS и Android.

Так выглядит доска Трелло

У Trello есть интеграции c Slack, Google Drive, Jira, GitLab, Dropbox, Zapier и сотнями других инструментов, плюс можно установить дополнительные расширения — улучшения (тайм-трекеры, календари, голосования, пользовательские поля и др.).

Есть бесплатная версия и как правило ее хватает для небольших проектов и команд. Лимиты — 10 командных досок, 10 МБ вложение, 1 улучшение — снимаются после покупки Business Class от 9,99$ в месяц за пользователя. Для крупного бизнеса, желающего максимально автоматизировать Trello и прокачать возможности администрирования/безопасности, есть тариф Enterprise. Подписка на него стоит до 20,83$ в месяц на пользователя.

Jira

Jira — сервис управления проектами, созданный специально для разработчиков. Однако он применим не только в IT.

Платформа адаптирована для командной работы по Agile, Kanban, Scrum. Много общего с Trello (оба инструмента принадлежат компании Atlassian), однако отслеживанием ошибок (багов), тайм-трекингом и отчетностью удобнее заниматься именно в Jira.

Доски, колонки, карточки — все это как в Трелло

Можно пользоваться облачным сервисом или развернуть программное обеспечение на своем сервере, также есть приложения для мобильных устройств. Как и в случае с Trello, поддерживаются сотни интеграций и дополнений: Figma, Draw.io, GitHub, Slack, Gmail, Google Sheets и др.

Бесплатный тариф Jira Software ограничен: 10 участников команды и 2 ГБ хранилища. Подписка стоит от 7$ в месяц за одного пользователя. У платной версии есть триал 7 дней — можно попробовать прежде чем покупать. Подписка дает возможность добавить 5000 пользователей.

Asana

Asana — достойный конкурент продуктам Atlassian, позиционируется как самое простое решение по управлению командными проектами.

Инструментарий:

• Доски, списки и таски для гибкой разработки по канбану и скраму.
• Временная шкала, которая связывает задачи и сроки, наглядно визуализирует план проекта. Для ее создания можно использовать импорт CSV.
• Портфолио — инструмент оценки общей картины по всем проектам и задачам, учитывая их приоритетность. Прогресс можно мониторить в режиме реального времени.
• Workload помогает управлять рабочей загруженностью команды, чтобы сбалансировать время и силы, избежать выгорания.
• 50+ шаблонов популярных процессов, 70+ правил автоматического назначения и маршрутизации задач, 150+ интеграций (Slack, Jira, Salesforce, Tableau, Power BI, Gmail, Apple и Google Calendar и др.).

Так выглядит временная шкала в Asana

Бесплатная версия Asana пригодна для личного использования и маленьких команд — до 15 человек. Также она ограничена по функциональности, например, там нет вышеупомянутой временной шкалы, форм, правил, отчетности и кастомных полей. Чтобы было доступно больше функций и участников, нужно платить от 10,99$ в месяц. Некоммерческие организации могут получить скидку на платные тарифы.

ActiveCollab

ActiveCollab — мощный инструмент для управления проектами с минималистичным дизайном. Не очень популярен на российском рынке, хотя продукт существует уже 10 лет, им пользуются 50 000 команд по всему миру.

Рабочее пространство ActiveCollab — проекты, перечни задач и сами задачи, которые также можно разбить на подзадачи. Отобразить все это можно несколькими способами: списком, столбцами как в Трелло, хроникой (в виде диаграммы Ганта).

Так выглядит рабочее пространство ActiveCollab в виде списка

В каждой задаче можно указать исполнителя, поставить срок, составить описание, добавить ярлыки. Легко настраиваются повторяющиеся задачи, зависимости между сущностями, фильтры. Есть пакетное редактирование. Можно обсуждать задачи и проекты, загружать файлы и создавать заметки. Как и Asana, ActiveCollab показывает нагрузку на команду — Workload.

Главной фишкой многие считают встроенный трекер времени — это очень удобно для учета расходов, если у вас работают сотрудники с почасовой оплатой. Отчеты приходят на e-mail, также их можно скачивать в csv и pdf.

У ActiveCollab есть интеграции с Trello, Asana, Wrike, Google Drive, Dropbox, Zapier и другими инструментами. Сервис доступен в виде веб-версии, десктопного ПО для Windows/Mac, мобильных приложений для iOS и Android.

Бесплатной версии нет, только триал для новых пользователей на 90 дней. Подписка стоит от 7$ на пользователя в месяц.

Wrike

Wrike — еще один зарубежный сервис для совместной работы и управления проектами. Среди клиентов — Airbnb, Google, Kaspersky, Greenpeace и др. У Wrike есть все важные функции для управления проектами:

• Доски, дашборды, диаграммы Ганта, автоматическая отчетность, обновления в режиме реального времени.
• Разграничение прав доступа, настраиваемые пользовательские поля и панели задач, цепочки зависимостей.
• Расстановка приоритетов, учет рабочего времени, совместное редактирование документов и других файлов, управление загруженностью команды.
• Интеграции с Google Drive, Slack, Salesforce, MS Excel, GitHub, Adobe Creative Cloud, Jira и др.

У Wrike также есть мобильные приложения для iOS и Android, доступ по API.

Визуализация в виде ленточной диаграммы Wrike

Бесплатный пробный период — 14 дней. Бесплатный тариф доступен для команд с 5 участниками. Если у вас от 5 до 200 пользователей, нужно будет платить за каждого из них по 24,8$ в месяц. Для больших команд — индивидуальные скидки.

Basecamp

Basecamp — многофункциональная платформа, конкурирующая с Asana, Trello и другими системами управления проектами. Кстати, это одна из первых компаний на этом рынке, основана в 1999 году.

Basecamp позиционируется как универсальный сервис, объединяющий проектную работу, коммуникации, ведение бизнеса.

Инструментарий:

• Доска объявлений — для публикации обновлений и сбора обратной связи. Альтернатива не всегда удобной email-переписке.
• To-dos — для обзора всех важных задач и их статусов, а расписание показывает все важные даты и сроки.
• Хранилище для документов и изображений.
• Campfire — простой чат для общения с командой в реальном времени.
• Автоматические чек-ины, чтобы не тратить время на летучки.
• Hill charts — собственный формат вместо той же диаграммы Ганта.

Экосистема включает веб-версию, десктопные программы для Mac и Windows, мобильные приложения для iOS и Android.

Так выглядит главная страница проекта в Basecamp

Интеграций не так много, потому что разработчики Basecamp уверены — функционал самодостаточный, можно обойтись без подключения к Slack или Dropbox.

Есть бесплатный тариф Personal, ограничение: 3 проекта, 20 пользователей и 1 ГБ памяти. Платный тариф — Basecamp Business — тоже можно потестировать месяц бесплатно. Далее — 99$ в месяц.

В отличие от других платформ, в Basecamp не надо платить за каждого пользователя. За 99$ в месяц — неограниченное количество пользователей, клиентов, проектов. Плюс есть скидки при оплате за год и для некоммерческих организаций.

Bitrix24

Наконец, переходим к отечественным системам управления проектами.

Bitrix24 — целый комплекс инструментов для организации удаленной работы.

Функциональность:

• Совместная работа в любом удобном режиме: Мой План, списки, канбан или диаграмма Ганта. Можно легко отсортировать задачи, назначить ответственных, отслеживать сроки, формировать чек-листы и др. Есть разграничение прав доступа и ролей.
• CRM-система для контроля всех звонков, писем, чатов с клиентами. Движения по сделкам видны на канбан-доске. В карточку CRM заносятся все комментарии и запланированные задачи. Звонки и записи разговоров сохраняются при подключении телефонии.
• Онлайн-офис, который включает чат, видеозвонки и видеоконференции на 12 человек, хранилище файлов, новостную ленту, контроль стресса, календарь, настройку бизнес-процессов и др.
• Контакт-центр для подключения телефонии, коллтрекинга, почты, VK, Facebook, Instagram, Avito и других каналов.

Интерфейс Bitrix24 для проектной работы и таск-менеджмента

Плюс в Bitrix24 есть встроенный графический редактор, конструктор лендингов и интернет-магазинов. Дополнительно можно подключить сотни приложений от банков, рассылочных сервисов, инструментов для работы с данными и т. д. Если неудобно работать в веб-версии, можете установить ПО для Mac/Windows и приложения под iOS/Android.

У платформы есть бесплатный тариф, по которому можно подключить неограниченное количество пользователей (эта опция появилась в связи с распространением коронавируса). Конечно, у него есть другие ограничения, например, нет CRM-маркетинга и сквозной аналитики, автоматизации продаж, распознавания голоса и др.

Подписка на платные тарифы стоит от 594 р. в месяц. Для команды до 24 человек стоимость составит от 1794 р. в месяц, для 50 пользователей — от 3 594 р. в месяц. Максимальные возможности Bitrix24 будут доступны от 7194 р. в месяц.

Megaplan

Megaplan — еще один отечественный сервис для организации удаленной работы и управления проектами. Возможности:

• Единая клиентская база, система контроля за менеджерами, вся история взаимодействий и визуализация воронки продаж.
• Распределение задач, контроль сроков, учет времени и контроль нагрузки сотрудников.
• Планирование и обсуждение задач без переключения на сторонние веб-сервисы и программы.
• Экономия ресурсов за счет шаблонов, автоматизации задач, сценариев сделок.
• Интеграции с продуктами 1C, Mango Office, Sendpulse, Tilda, Alytics, Google Calendar и другими.

Кроме веб-версии Megaplan есть мобильные приложения в AppStore и Google Play.

Среда для таск-менеджмента в Мегаплан Старт

Тестовый период длится 2 недели. Подписка стоит от 329 р. в месяц за пользователя. Помимо облачной, есть коробочная версия, она обойдется уже от 45 000 р. за 10 лицензий.

Яндекс.Трекер

Яндекс.Трекер — система для организации работы в компании. Трекер используется в самом Яндексе «для всего — от разработки сервисов до закупки печенья на кухни» (цитата).

Инструменты Яндекс.Трекера подойдут для решения следующих задач:

• Управления проектами по Agile — с оценкой трудозатрат, спринтами, учетом времени, диаграммами и т. д.
• Итеративной работы для дизайн-команд, так как можно обсуждать макеты, задавать шаблоны ТЗ и др.
• Ведения маркетинговых кампаний, где много этапов, исполнителей и отчетов со статистикой.
• Ускорения составления и согласования документов, организации HR-процессов, работы по техподдержке, закупкам и др.

У Трекера также есть доступ по API, мобильные приложения для iOS и Android.

Можно посмотреть обзор Яндекс.Трекера (видео).

Бесплатный пробный период — 30 дней. Если количество пользователей от 1 до 5, можно продолжить пользоваться бесплатно. Команда до 100 — бесплатно до 30 сентября.

В обычное время командный доступ для 11—100 человек обойдется в 209 р. за пользователя в месяц. Для больших компаний — где участников 2000 и более — стоимость рассчитывается индивидуально.

Hygger

Hygger — решение для управления проектами с расстановкой приоритетов. Сервис ориентирован на западный рынок, но CEO и основатель — наш человек, из Минска.

Инструментарий:

• Назначение целей, отслеживание прогресса по проекту, оценка задач по метрикам value/effort и методу Эйзенхауэра.
• Лента новостей, списки задач и свимлайны, бэклог-, канбан- и спринт-доски, тайм-трекинг.
• Приоритизация RICE/ICE, определение пределов WIP.
• Интеграции с Jira, Dropbox, Google Drive, Slack, GitHub.

Визуализация дорожной карты в Hygger

У Hygger бесплатная версия с неограниченным количеством пользователей, проектов и досок, но с очень ограниченным количеством задач — максимум 50. Чтобы снять этот лимит, нужно будет ежемесячно платить от 7$ за пользователя. Есть скидки для некоммерческих организаций.

Как видите, выбор достаточно широк. Посмотрите, может быть, в списке есть сервис, который вам давно нравился — сейчас самое время переобуться.