Как найти digital-подрядчика с помощью тендера: пошаговая инструкция

Поиск digital-подрядчика зачастую превращается для бизнеса в подобие квеста. Какая бы задача ни стояла — разработать сайт, запустить контекстную рекламу, написать текст для лендинга — надежные специалисты нужны всегда. А вот выбрать среди миллиона зачастую однотипных предложений действительно профессионального исполнителя непросто.

Есть много методов и площадок для поиска подрядчиков: сарафанное радио, вакансии в соцсетях и телеграм-каналах, сайты и биржи фриланса. Расскажем еще об одном эффективном, но не столь распространенном способе — тендерах. Он сэкономит время на изучение рынка и аккумулирует на одной площадке предложения под ваши задачи.

Что такое тендеры в digital и зачем они нужны бизнесу

Тендер — это конкурс или кастинг между подрядчиками на оказание определенных услуг клиенту. Услуги могут быть любыми: от строительства торгового центра до закупок автозапчастей. В нашем случае тендер организуется компанией, которой нужна digital-услуга.

Тендеры могут быть государственными и коммерческими. Бизнес обычно проводит коммерческие тендеры и публикует их на специальных тендерных площадках. Агентства-подрядчики откликаются на них, а организаторам остается выбрать лучшее предложение.

Примеры тендеров на digital-услуги

Зачем бизнесу проводить тендеры

1. Чтобы выбрать лучшего подрядчика (логично, да). Даже если у вас есть несколько людей, которые справляются с задачами и не подводят, не стоит упускать шанс найти кого-то лучше, талантливее, ответственнее. Поверьте, недостатка в вариантах не будет: в базе тендерной площадки Workspace, например, зарегистрированы более 16 000 digital-агентств разного профиля. На каждый тендер, по статистике, откликаются десятки агентств — в зависимости от условий. Причем каждый подрядчик хочет обогнать конкурентов и показать себя в лучшем свете — только выбирай.
2. Чтобы сэкономить время. Отклики подрядчиков будут намного качественней, чем по тому же сарафанному радио, потому что на тендеры обычно отзываются только те агентства, которые соответствуют вашим условиям и требованиям. А значит вы или ваши сотрудники не будут тратить время, чтобы отделить зерна от плевел.
3. Чтобы сэкономить деньги. Здоровая конкуренция вкупе с нестабильной ситуацией на рынке (кризис-2020 ударил и по агентствам) заставляет подрядчиков снижать цены и идти на уступки. Конечно, необязательно выбирать самый дешевый вариант и уж тем более пользоваться ситуацией и назначать смехотворно низкий бюджет. Но среди заявок всегда можно найти оптимальный вариант по соотношению «цена-качество».

Всем ли нужно участвовать в тендерах? Вовсе нет. Если у вас не крупный проект, а небольшая задача, проще обратиться к фрилансерам. Тендеры — это все же про масштабные вещи: разработку сайта, интернет-продвижение, комплексную оптимизацию сайта и так далее.

Тендеры: мифы и реальность

Развеем несколько устойчивых мифов о тендерах. Сразу оговоримся: большинство утверждений касается участия в государственных тендерах, в digital все намного проще.

Миф №1. Тендеры = бюрократия. Действительно, на государственных площадках у вас могут потребовать аккредитоваться, оформить ЭЦП, заполнить специальные документы. Чтобы организовать тендер на digital-услугу, достаточно зарегистрироваться (не сложнее, чем на обычном сайте), заполнить данные о компании и подробно описать задачу.

Миф № 2. Нужно платить за участие. На некоторых площадках от вас потребуют энную сумму за возможность создания тендера, процент от стоимости или, как вариант, попросят создать обеспечение (это определенная сумма — гарантия того, что организатор тендера выполнит свои обязательства). Выбирайте те площадки, где нет подобных требований и скрытых комиссий, где нужно платить только подрядчику за выполнение проекта.

Миф №3. Тендеры выигрывают свои да наши. Этот миф вы легко можете опровергнуть сами, поскольку являетесь заказчиком и выбираете исполнителя честно.

Как правильно организовать тендер

Расскажем, как создать тендер, на который откликнутся достойные исполнители, и дадим несколько рабочих советов.

1. Зарегистрируйтесь на площадке как заказчик

Укажите данные о компании:

• название,
• ссылку на сайт,
• контакты (желательно корпоративную почту).

Так вы позаботитесь об исполнителях: агентства тоже переживают за безопасность и выбирают тех клиентов, которые не скрывают информацию о себе.

2. Подробно опишите задачу

Здесь правило простое: чем подробнее, тем лучше. Так вы сэкономите время и исполнителю (детальное ТЗ позволит ему оценить свое соответствие задаче, наличие ресурсов на ее выполнение и рентабельность), и себе. Лучше один раз написать все подробно и четко, чем в дальнейшем тратить время на выяснение деталей и отвечать на вопросы.

Допустим, вам нужно выбрать исполнителя на разработку сайта. Сначала выберите услугу — например, сайт под ключ. Затем опишите задачу. Расскажите, что у вас за бизнес, каких целей хотите добиться с помощью сайта, какой функционал нужен, какие сайты конкурентов вам нравятся.

Пример подробного описания задачи

3. Укажите требования к исполнителю

Например, в каком городе должно находиться агентство. Если вас не смущает удаленка, советуем выбрать подрядчика из регионов — это намного дешевле, а качество бывает ничуть не хуже.

Также можно указать отдельно, каким агентствам вы отдадите предпочтение. Например, тем, кто работает на рынке более 5 лет или тем, кто имеет на площадке специальный PRO-аккаунт.

Можно прописать критерии, по которым будете оценивать качество работы.

Главное — сделать требования максимально прозрачными, чтобы потом не оказалось, что некоторые агентства переоценили свои силы.

4. Укажите бюджет проекта

Простой на первый взгляд пункт, в котором, однако, есть свои подводные камни.

Совет №1: не указывайте слишком низкую стоимость. Экономия экономией, но так вы отпугнете настоящих профессионалов, которые не работают за копейки.

Совет №2: сделайте запас на 25-30%. В процессе работы у вас могут возникнуть новые требования или форс-мажоры, которые влекут за собой увеличение бюджета. Будьте заранее к этому готовы, чтобы потом в спешке не изыскивать дополнительные средства.

5. Укажите сроки

И снова не забывайте про запас времени. «Сделать нужно вчера» — это, конечно, жизненно, но мало реализуемо на практике.

Указывайте адекватные сроки приема заявок на тендер — как правило, не менее двух недель. За это время кандидаты успеют ознакомиться с ТЗ, составить коммерческое предложение, оценить свои ресурсы.

Дайте фору и на само выполнение проекта. Как показывает практика, редко какой сайт создается точно в срок, и не всегда это происходит по вине подрядчика. Наверняка вы сами будете вносить правки, пожелания и дополнительные требования. Это нормально, но оставляйте под эти доработки временной запас.

6. Выберите тип тендера

Тендеры бывают закрытыми и открытыми. В открытых могут принимать участие все желающие подрядчики, которые увидят ваше объявление в ленте тендеров. А в закрытые тендеры можно пригласить конкретных исполнителей (например, вы изучали каталог агентств и отметили несколько, которые вам особенно понравились) и выбирать уже только между ними.

Лайфхак. На Workspace есть удобная функция: при организации тендера можно выбрать опцию «Исполнители могут видеть друг друга». В этом случае все участники тендера поймут, есть ли у них конкуренты и кто они. Это поможет подрядчикам адекватно оценить свои силы и компетенции при подаче заявки.

Вот как выглядит эта опция в карточке тендера

Как выбрать победителя тендера

После публикации тендера вы получите предложения от подрядчиков. Скорее всего, их будет много, они будут разные. Как не запутаться в откликах и на что обратить внимание при выборе исполнителя на ваш проект?

Изучите информацию о подрядчике

Откройте профиль агентства на сайте тендерной площадки. Чем полнее он заполнен, тем лучше.

Данные о компании

Как правило, это краткое описание услуг или уникальное торговое предложение, а также конкретные цифры и факты: сколько лет агентство на рынке, сколько человек в команде, сколько проектов выполнено. Это не решающие факторы при выборе, тем не менее они помогают составить общее впечатление о подрядчике.

Специализация подрядчика

Конечно, есть уникумы, которые могут абсолютно все: и сайт создать, и тексты написать, и на дудочке сыграть. Однако это редкость и, как правило, цены у таких профи соответствующие. Выбирайте агентства, специализирующиеся именно на тех задачах, которые вам нужны. Например, если вам нужен интернет-магазин одежды, ищите веб-студии, в портфолио которых есть аналогичные проекты.

Портфолио и кейсы

Пожалуй, самый важный пункт. Посмотрите наглядные примеры работ компании и убедитесь, насколько хорошо они выполнены и сколько это удовольствие стоит. Если у агентства есть готовые кейсы — отлично. В кейсах отражено не только ЧТО было выполнено, но и КАК, и к каким результатам привели работы. Даже если вы далеки от тематики digital, сможете понять примерные этапы работ и достижение целей.

Пример хорошо выполненного портфолио

Стоимость услуг

Многие агентства и студии подробно расписывают цены или вилку цен за каждую конкретную услугу, а также стоимость работы специалистов в час. Вы можете сравнить их со средними ценами по рынку и с собственным бюджетом: подходит вам этот вариант или нет.

Как правило, стоимость зависит от сложности проекта, объема, срочности и других факторов

Социальные доказательства

Это награды, достижения, места в рейтингах и другие регалии, которые есть у агентства. А также — количество выигранных тендеров и отзывы клиентов, которым этот подрядчик выполнял работы по тендеру.

Чем больше побед в тендерах, тем выше шанс, что и ваш проект подрядчик выполнит на отлично

Контактная информация

Помните, мы говорили о безопасности и прозрачности и рекомендовали оставлять данные о вашей компании? Это правило работает и в обратную сторону. Чтобы не нарваться на недобросовестное агентство, проследите, чтобы на сайте имелись все необходимые контакты: ссылка на сайт, адрес офиса, телефон, страницы в соцсетях и другие способы связи. При желании вы можете узнать больше о подрядчике, «пробив» его в поисковиках. А также написать контактному лицу и пообщаться приватно.

Изучите заявки на тендер

С профилем разобрались, теперь будем изучать отклики и коммерческие предложения, которые пришлют вам кандидаты в победители. На что обратить внимание?

Персонализация

Холодное КП видно сразу: оно шаблонное, в нем описываются общие моменты и нет отсылок именно к вашему проекту. Сразу понятно, что исполнитель разослал целую пачку таких КП на разные тендеры.

Если подрядчик действительно заинтересован выиграть ваш тендер, он обязательно проведет хотя бы минимальный маркетинговый анализ и предложит конкретные решения именно под ваш проект.

Примеры работ

Несмотря на то, что примеры работ указаны в портфолио агентства, заинтересованный подрядчик выберет те, которые максимально схожи с вашей задачей, покажет их в КП и распишет, каким образом проводились работы и какие результаты были достигнуты.

Лаконичность

Хороший подрядчик будет беречь ваше время и оформит все тезисы максимально четко и сжато, без воды и пространных рассуждений.

Созвонитесь с кандидатами

Итак, вы детально изучили профили агентств и их отклики на тендер, отобрали самые лучшие кандидатуры. Теперь дело за решающим разговором — по телефону или скайпу. Можно созвониться с каждым отдельно или устроить общий колл. Поскольку общую информацию вы изучили, спрашивайте конкретику: какие этапы работ подрядчик планирует, какие специалисты будут работать над вашим проектом, каких результатов и в какие сроки агентство хочет добиться.

Обратите внимание на следующие моменты:

• Насколько уверенно говорит подрядчик. У опытных агентств бизнес-процессы давно налажены, они четко представляют, что, где, когда и как будет выполняться.
• О ком больше говорит собеседник — о себе или о вашем бизнесе. Если расхваливает себя и свое агентство — это повод насторожиться. Если делает упор на ваш бизнес, продукт, цели — отличный вариант, надо брать.
• Приятно ли вам общаться с собеседником. Да, это лирика, но в конце концов, именно человеческие отношения в итоге и решают.

Тендер — удобный и прозрачный способ поиска digital-подрядчика. Используйте нашу инструкцию для организации процесса и выбора исполнителя. Удачи в бизнесе!