Кассовый разрыв: что это и как его избежать

Внезапно возникший кассовый разрыв — ситуация неприятная: если не хватает денег для оплаты обязательств, для бизнеса наступают последствия разной степени тяжести. Но проблему можно попытаться решить с минимальными потерями. Расскажем, как не допустить кассового разрыва и что же все-таки делать, если он произошел. 

Что такое кассовый разрыв

Кассовым разрывом называют ситуацию, когда у компании внезапно не оказывается денег на покрытие каких-либо обязательств (зарплат, налогов, кредитов и прочего), хотя прибыль при этом имеется. Из-за этого бизнес оказывается в затруднительном положении: платить нужно, но средств нет и взять их прямо сейчас неоткуда. 

При этом кассовый разрыв и дефицит средств из-за убытков — не одно и то же: в первом случае нехватка денег лишь временная, и в будущем они гарантированно появятся, что позволит оплатить операционные расходы. При убыточном бизнесе денег точно будет негде взять из-за работы «в минус». 

Из-за чего возникает кассовый разрыв

Недостаток средств при наличии прибыли может возникнуть по нескольким причинам: 

• Неверно спланированный бюджет. Если вы не ведете планы доходов и расходов, не учитываете необходимые траты и не соотносите их с поступлениями, рано или поздно денег не хватит даже на необходимое.
• Сотрудничество по постоплате или с отсрочками оплаты. Если работы вы выполняете сейчас, а клиент платит потом, может возникнуть разрыв из-за трат на выполнение проекта или закупку товара. Чтобы такого не возникло, важно планировать расходы с учетом поступлений в будущем. А лучше — работать по предоплате.
• Бесконтрольные дебиторские задолженности. Если вы не выставляете четкие сроки оплаты или не контролируете их, должники расслабятся и могут «забыть» оплатить дебиторку. Поэтому важно заранее проговаривать даты и периодически напоминать о себе.
• Непредвиденные расходы. Слишком серьезная поломка критически важного оборудования, затопление или пожар, а также другие форс-мажоры редко закладываются в возможные ежемесячные расходы. Из-за чего их возникновение может грозить дырой в бюджете.
• Нерациональные закупки. Ошибка при расчете необходимого объема партии или попытка взять больше продукции или материалов по низкой цене может вылиться в проблемы: деньги появятся только после реализации, а платить по обязательствам нужно уже сейчас.
• Резкое снижение спроса. Такое случается, если бизнес не следит за конкурентами, спросом и ценами — например, если рядом с вашим барбершопом откроется ещё один, но лучше и дешевле.
• Потеря клиента. Если бизнес теряет выгодного заказчика, который делал большой процент выручки — есть риск, что на взятые обязательства денег уже не хватит. Решить можно срочным поиском новых клиентов на нужную сумму.
• Изъятие средств бизнеса на собственные нужды. Иногда нерациональное использование денег компании в своих целях приводит к тому, что их в итоге не хватает. Поэтому перед тем, как вывести средства, нужно подсчитать, а точно ли остатка хватит на всё необходимое с запасом.
• Сезонность. Снижение спроса в связи с праздниками или сменой времен года можно спрогнозировать, но это все равно приводит к снижению выручки и, соответственно, недостатку денег.

Если не контролировать финансовые потоки бизнеса, есть вероятность упустить надвигающийся риск кассового разрыва. 

Последствия кассового разрыва

Зачастую кассовый разрыв приводит к тому, что бизнес оказывается не в состоянии выполнить взятые на себя обязательства. И это всегда ведет к подрыву репутации: клиенты, банки или подрядчики не обязаны входить в положение и относиться к ситуации с пониманием. Это неизбежно вызывает конфликты и разрывы деловых отношений. Помимо проблем с репутацией нехватка средств в кассе на оплату «операционки» может обернуться целым рядом проблем: 

• Если у вас не хватило денег на закупку материалов, товаров или другие расходы, можете недосчитаться части продукции, которая могла бы пойти в дело. Например, вы не сможете отправить заказы клиентам, из-за чего возникнут отмены и штрафные санкции маркетплейсов.
• Не заплатили подрядчикам в срок — это может грозить разрывами договоров и неустойками.
• Не смогли оплатить аренду — высока вероятность остаться без офиса или склада.
• Если задержали зарплаты, могут уволиться сотрудники.
• Просрочили обязательные платежи в банки — будут начислены пени и учтены просрочки.
• Если не смогли выполнить обязательства перед клиентами, это грозит штрафами и неустойками по контрактам, потерей заказчиков, плохими отзывами.

Самое страшное, что каждый из этих пунктов может потянуть за собой следующие, как при цепной реакции. Единоразово не хватило денег на закупку товара → нет возможности выполнять заказы → клиенты уходят к конкурентам → заказов становится меньше → прибыль падает → приходится сокращать расходы, чтобы удержаться на плаву → увольняются сотрудники… Поэтому важно не допускать кассового разрыва, а если он все-таки случился — постараться выйти из него с минимальными материальными и репутационными потерями.

Как избежать кассового разрыва

Чтобы не допустить дефицита средств, важно знать, какие процессы происходят в вашем бизнесе: откуда и куда перемещаются деньги, точно ли на все хватает, где можно изменить денежный поток ради выгоды и безопасности. 

Внимательно следите за финансовой ситуацией. Тщательное ведение бюджета — залог защищенности компании не только от кассовых разрывов, но и от других финансовых проблем. Заранее составьте план на год, месяц или другой период и постоянно сравнивайте его с фактическими доходами и расходами, чтобы успеть скорректировать работу в случае необходимости. 

Работайте по предоплате, если это возможно. Оплата с задержкой часто приводит к недостатку денег, поэтому лучше договориться с клиентами на хотя бы частичный аванс за товары и услуги. 

Заранее откажитесь от лишних трат. Если опасаетесь, что в какой-то момент денег может не хватить — лучше сразу оптимизируйте расходы. Это позволит избежать проблем и найти средства на развитие бизнеса. 

Зарабатывайте лояльность постоянных клиентов, сотрудников, подрядчиков и поставщиков. В случае непредвиденной ситуации хорошие отношения помогут договориться об отсрочке поставок или оплаты. 

Договоритесь об удобной дате платежей. Чаще всего все обязательные платежи по умолчанию приходятся на конец одного периода или начало другого. Из-за этого в короткий промежуток времени может понадобиться большой объем денег. Если это неудобно, попробуйте перенести оплату на более подходящие даты. 

Заранее обсудите возможные проблемы. Лучше «на берегу» уточнить у поставщиков и подрядчиков возможные отсрочки, задержки или разбивку оплаты на несколько частей. Это позволит сразу узнать отношение другой стороны к подобному и обговорить условия, которые устроят всех.

Что делать, если кассовый разрыв все-таки случился

При недостаточном финансовом планировании кассовый разрыв становится очевидным уже по факту, и это может стать серьезной проблемой, к которой вы окажетесь не готовы. Но важно не паниковать: сначала определите размер разрыва, затем найдите средства для его закрытия, а в конце разберитесь с последствиями. 

Подсчет кассового разрыва

Первым делом нужно посчитать, сколько именно средств не хватает на погашение всех обязательств в текущий период. Для этого воспользуйтесь формулой: 

Остаток средств за период = денежные средства на начало периода + поступления — расходы за этот период

При положительном или нулевом остатке средств кассового разрыва нет. Если же результат отрицательный — это и будет размер нехватки денег за этот период. Для удобства можно создать таблицу с подсчетами:

В нашем примере в последней строке за период с 22 по 28 августа наблюдается кассовый разрыв на 20 000 рублей. Помимо объема разрыва эта таблица сразу же покажет, в каком периоде возникла проблема — в будущем это поможет разобраться с ней. 

Как покрыть кассовый разрыв

Быстро разобраться с возникшим недостатком средств можно, но при определенной доле везения и умении договариваться. Вот несколько способов, которые помогут закрыть разрыв: 

Внесите свои деньги. Воспользуйтесь накоплениями, продайте личное имущество или временно снизьте собственную «зарплату». Такое вложение поможет вам остаться на плаву без лишних проблем и, соответственно, заработать ещё больше в будущем. 

Одолжите у знакомых. При наличии тесных связей с другими бизнесменами, партнерами или клиентами вы можете попросить помощи у них. Важно при этом поставить четкие сроки возврата и условия. 

Попросите аванс. Некоторые клиенты готовы пойти навстречу и оплатить заказ или работы вперед. Но здесь важно не подвести со сроками и предложить выгоду — например, за аванс вы можете сделать небольшую скидку на остаток оплаты. 

Попробуйте договориться с теми, кому задолжали. Попросите об отсрочке платежа или переводе средств частями. В некоторых случаях поставщики, подрядчики, арендодатели и даже клиенты готовы подождать, особенно если до этого вы долго и плодотворно сотрудничали. Главное — найти взаимовыгодные условия в сложившейся ситуации, дать чёткие сроки и не нарушать их. 

Пройдитесь по своим должникам. Если у вас есть уже просроченная или подходящая к сроку оплаты дебиторская задолженность, имеет смысл связаться с дебитором и запросить у него деньги. Можно предложить более выгодные условия (например, разбивку платежа на несколько частей), чтобы должник точно смог расплатиться прямо сейчас. 

Продайте долги факторинговой компании. Если у вас есть ещё не просроченная дебиторка, можно продать ее. Фактор сразу же отдаст часть суммы (как правило, от 70 до 90%) за передачу задолженности, после чего должник уже будет обязан переводить средства ему, а не вам. Когда дебиторку погасят, остаток средств за вычетом комиссии поступит на ваш счет. 

Сдайте часть имущества в аренду. Излишки площади, инструментов или простои производственной линии можно превратить в доход: найдите арендаторов, привлекая их выгодными условиями. Это поможет закрыть кассовый разрыв здесь и сейчас, а также избавиться от балласта. Также можно продать лишнее, если оно точно больше не нужно. Важно: не продавайте и не сдавайте имущество, которое необходимо для бизнеса — это повлечет проблемы в будущем. 

Запустите акцию на товары/услуги. Быстрое привлечение клиентов с предоплатой позволит заработать в короткий срок. Важно не брать больше заказчиков, чем сможете «потянуть», иначе это приведет к новым проблемам. 

Предложите рассчитаться по бартеру. Если у вас есть услуги или товары, которые могли бы быть полезными тому, кому вы задолжали, можно предложить их в счет оплаты долга. 

Возьмите кредит или овердрафт. Не самый безопасный и выгодный вариант: банки точно возьмут проценты за пользование деньгами. Но зато это практически гарантированный способ покрыть кассовый разрыв. 

Избежать кассовых разрывов помогает финансовое планирование и разумная экономия затрат. PromoPult экономит рекламный бюджет за счет автоматизированных инструментов на основе ИИ. Платформа позволяет продвигать сайты в поиске Яндекса и Google, запускать рекламу в Яндексе, ВКонтакте и на Wildberries в режиме одного окна. Селлерам WB пригодятся бесплатные инструменты для управления и аналитики рекламы и конкурентов. Единый платежный аккаунт, простой и понятный интерфейс, удобная для чтения аналитика, бесплатная маркировка рекламы и бесплатная настройка любой кампании специалистом PromoPult — для этого достаточно пополнить баланс на сумму от 3000 рублей.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2VtzqvSPjxw

Устранение последствий

После того как разберетесь с самим кассовым разрывом, проанализируйте, какой именно вред он успел вам нанести. Например, могут возникнуть следующие проблемы: 

• Дополнительные расходы — оплата процентов по кредиту, штрафов и т. д. Их обязательно нужно будет учесть в бюджете на следующий период.
• Репутационные потери — плохие отзывы, недовольство постоянных клиентов и партнеров. С этим можно работать: развернуто отвечать на негатив, предложить скидку.
• Простой из-за недостатка материалов или товаров — придется временно снизить выработку, предварительно уведомив клиентов, если они получат заказы или работы с задержкой, и ограничив поиск новых клиентов, чтобы хватило на имеющихся.
• Кадровые потери — уволившиеся из-за задержки зарплат сотрудники и недовольный персонал. Восстановить лояльность можно внеочередной премией или презентом, а ушедших можно позвать обратно или найти замену.
• Уход подрядчиков или клиентов — например, из-за срывов сроков отгрузки или оплаты. Придется искать новых или пытаться заново договориться со старыми, предлагая более выгодные условия.

Важно не допустить цепной реакции, когда одна проблема тянет за собой другую. В первую очередь решайте самые серьезные ситуации — например, недовольство ключевого клиента, уход которого вызовет потерю высокой прибыли. Возможно, придется временно «затянуть пояса», чтобы не допустить серьезного влияния последствий кассовых разрывов на бизнес.

Как не допустить возникновения кассового разрыва в будущем

После устранения последствий от случившегося разрыва подумайте, как не повторить эту ситуацию в дальнейшем. 

Проанализируйте кассовый разрыв

Разберитесь, почему именно он случился: возможно, где-то есть лишние затраты или проблемы с получением оплаты. Когда выясните точные причины, можно будет решать проблему. 

Сократите операционные расходы

Пересмотрите, на что уходят деньги компании. Возможно, от части расходов можно отказаться, чтобы не допустить разрыва в будущем: например, поменять поставщика материалов, снизить количество мероприятий для сотрудников и прочее.

Создайте подушку безопасности

Чтобы не переживать о возможных кассовых разрывах, имеет смысл копить деньги на внезапно возникшие нужды. Для устойчивости достаточно иметь финансовую подушку на покрытие хотя бы 2-3 ежемесячных операционных расходов. Это позволит в случае кассового разрыва покрыть все обязательства и разобраться с причинами его возникновения без сжатых сроков и возможных проблем. Для накопления подушки безопасности такого объема может понадобиться примерно год-два, смотря сколько откладывать из ежемесячной прибыли на отдельный счет «для экстренных ситуаций». 

Тщательно планируйте доходы и расходы

Внимательное отношение к планированию поможет избежать не только кассовых разрывов, но и других финансовых проблем. Например, точно стоит сделать следующие шаги: 

• Посчитайте минимальный уровень остатка денежных средств, который позволит не допустить кассового разрыва.
• Отметьте, какие источники дохода критичны в его достижении: тогда при их потере вы сразу же сможете спрогнозировать разрыв и начать поиск путей к его устранению.
• Распишите, когда и в каком объеме совершаете платежи. Также пропишите и возможные поступления, если можете их спрогнозировать, либо укажите ожидаемый размер прибыли на основе статистики.

В том числе для подсчетов можно использовать формулу либо таблицу вычисления размера кассового разрыва: обновляйте числа в ней еженедельно, чтобы заранее увидеть возможные проблемы и успеть найти выход. 

Расставьте приоритеты на обязательные платежи

Этот способ не поможет полностью защититься от кассового разрыва, но он сделает его последствия менее разрушительными: вы точно будете знать, от чего можете временно отказаться ради устранения проблемы. 

Распишите всю «операционку», которая лежит на вашем бюджете, после чего подумайте, насколько важен каждый платеж. Поставьте каждой операции приоритет — например, от 1 до 5. 

• 1 — самые важные платежи: их просрочка повлечет серьезные последствия (штрафы, потерю персонала, проверки госорганов и т. д.). Например, выплаты по кредитам, зарплата и налоги.
• 2 — операции, которые влияют на ведение бизнеса. Их просрочка может повлечь простои и снижение производительности (закупка товаров, оплата аренды).
• 3 — платежи на дополнительные расходы по производству и логистике (грузоперевозки, качественная упаковка и т. д.).
• 4 — расходы, которые можно просрочить на небольшой срок без серьезных последствий (услуги клининга для офисов, дополнительное обучение сотрудников, расширение рекламной кампании и т. д.).
• 5 — наименее важные траты, задержка которых скажется на бизнесе минимально (расходы на канцелярские товары, подарки сотрудникам, кофе и т. д.).

Исходя из списка приоритетов распределите имеющиеся денежные средства. С теми расходами, на которые денег не хватило, разбирайтесь по факту — например, можно отложить запуск товара в новой упаковке, сократить расходы на содержание офиса или отменить корпоратив до лучших времен, но зато раздать долги банкам и справиться со взятыми обязательствами, не потеряв клиентов. 

Кстати, таким же образом можно пересмотреть приоритеты и внутри каждого пункта. Например, просрочить платеж банку с наименьшими штрафными санкциями или выплатить зарплату только ключевым сотрудникам, задержав ее на несколько дней менее важным отделам. 

Если не можете найти причину и прийти к решению проблемы, обратитесь за помощью к профессиональным консультантам. Эксперт после анализа обнаружит недостатки в финансовом учете и даст рекомендации, что исправить.